Možete dodati fakture dobavljača na svoj Teya poslovni račun kako biste jednostavno pratili dolazne račune i upravljali njima. Kada god dodate račun, on se automatski premješta na vaš popis potrebnih radnji kako biste ga mogli provjeriti i odobriti prije nego što se provede bilo kakvo plaćanje. Uvijek zadržavate potpunu kontrolu nad svojim sredstvima i konačnim odobrenjima.
Načini dodavanja računa
Imate tri mogućnosti za dodavanje novog računa na svoj poslovni račun.
Prosljeđivanje fakture e-mailom
Imate jedinstvenu e-mail adresu za plaćanje računa povezanu s vašim Teya poslovnim računom. Ovu adresu možete pronaći u odjeljku Plaćanje u aplikaciji tako što ćete dodirnuti Dodaj fakture za plaćanje. Proslijedite bilo koju fakturu na ovu adresu, a sustav će pročitati privitak i izraditi nacrt računa.
Važno: zbog sigurnosnih razloga, sustav prihvaća proslijeđene fakture samo ako je pošiljatelj registrirani Super administrator na vašem računu ili ako se Super administrator nalazi u kopiji (CC) e-maila. Odbit će se e-mailovi koji ne prođu ovu sigurnosnu provjeru.
Skeniranje ili prijenos računa
Možete upotrebljavati aplikaciju Teya za fotografiranje fizičke fakture. Nakon što snimite sliku, sustav čita dokument i generira nacrt računa.
Datoteku fakture možete prenijeti i izravno putem uređaja. Nakon što prenesete datoteku, sustav je čita i priprema nacrt računa.
Prije nego što počnete: provjerite ispunjava li vaša datoteka sljedeće uvjete:
- Podržani formati: PDF, PNG, JPEG, GIF, WEBP.
- Maksimalna veličina datoteke: 4,5 MB za PDF-ove i 3,75 MB za sve ostale formate.
- Ograničenje serije: istovremeno možete prenijeti najviše 10 datoteka.
Ručno dodavanje računa
Ako nemate digitalnu datoteku ni fizički dokument, račun možete izraditi ručnim unosom imena dobavljača, iznosa, datuma dospijeća i stavki fakture.
Automatizirano izdvajanje podataka
Kada prenesete datoteku, skenirate dokument ili proslijedite fakturu, sustav automatski izdvaja ključne podatke tako da ih ne morate ponovno tipkati. To uključuje dobavljača, broj fakture, datum fakture, datum dospijeća, ukupan iznos, valutu i pojedinačne stavke fakture.
Važno: ako e-mail sadrži više faktura u privitku, sustav stvara zaseban nacrt fakture za svaku datoteku i obavještava vas da je više računa spremno za pregled.
Provjera pouzdanosti izdvajanja
Izdvajanje podataka nije uvijek savršeno. Kako bi vam pomogao u provjeri podataka, sustav dodjeljuje razinu pouzdanosti svakom izdvojenom polju:
| Razina pouzdanosti | Što to znači | Sljedeći korak |
|---|---|---|
| Visoka | Polje je normalno popunjeno. | Provjerite podatke kako biste osigurali njihovu točnost. |
| Srednja | Polje je popunjeno, ali prikazuje znak upozorenja. | Ponovno provjerite podatke i ispravite ih ako je potrebno. |
| Niska | Polje je ostavljeno prazno. | Ručno upišite podatke koji nedostaju. |
Važno: ako je vaša faktura u valuti koja se razlikuje od podržanih valuta na vašem Teya poslovnom računu, sustav ostavlja iznos praznim kako biste ga ručno potvrdili.
Završna provjera i odobrenje
Uvijek imate priliku provjeriti i ispraviti svako polje prije nego što se račun odobri. Nijedno plaćanje ne pokreće se automatski samo na temelju izdvajanja podataka.