Pode adicionar faturas de fornecedores à sua conta empresarial Teya para gerir e acompanhar facilmente as contas que tem de pagar. Sempre que adiciona uma fatura, esta vai automaticamente para a sua lista de Ações Necessárias para que possa revê-la e aprová-la antes de qualquer pagamento ser efetuado. Mantém sempre o controlo sobre os seus fundos e as aprovações finais.
Formas de adicionar uma conta
Tem 3 opções para adicionar uma nova fatura à sua conta.
Encaminhar uma fatura por email
Tem um endereço de email exclusivo para pagamento de contas vinculado à sua conta empresarial Teya. Este endereço encontra-se na secção Pagar da app - toque em Adicionar faturas para pagamento. Encaminhe qualquer fatura para este endereço, e o sistema lerá o anexo e criará uma fatura provisória.
Importante: Por motivos de segurança, o sistema só aceita faturas encaminhadas se o remetente for o super admin registado na sua conta ou se o super admin estiver em cópia (CC) no email. Os emails que não passarem nessa verificação de segurança serão rejeitados.
Digitalizar ou carregar uma fatura
Pode usar a Teya App para tirar uma foto de uma fatura. Depois de captar a imagem, o sistema lê o documento e gera uma fatura provisória.
Também pode carregar um ficheiro da fatura diretamente a partir do seu dispositivo. Após o carregamento, o sistema lê o ficheiro e prepara uma fatura provisória.
Antes de começar: Certifique-se de que o ficheiro cumpre os seguintes requisitos:
- Formatos suportados: PDF, PNG, JPEG, GIF, WEBP
- Tamanho máximo do ficheiro: 4,5 MB para PDFs e 3,75 MB para todos os outros formatos.
- Limite: máximo de 10 ficheiros em simultâneo
Adicionar uma fatura manualmente
Se não tiver um ficheiro digital ou um documento físico, poderá criar uma fatura inserindo manualmente o nome do fornecedor, o valor, a data de vencimento e os itens da fatura.
Extração automatizada de dados
Quando carrega um ficheiro, digitaliza um documento ou encaminha uma fatura, o sistema extrai automaticamente os detalhes principais para que não tenha de introduzi-los manualmente, incluindo o fornecedor, o número da fatura, a data da fatura, a data de vencimento, o valor total, a moeda e os itens individuais.
Importante: Se um email tiver vários anexos de faturas, o sistema criará uma fatura de rascunho separada para cada ficheiro. O utilizador será informado das várias faturas que estão prontas para consulta.
Rever o grau de confiança da extração
A extração de dados nem sempre é perfeita. Para ajudá-lo a verificar os detalhes, o sistema atribui um nível de confiança a cada campo extraído:
| Nível de confiança | O que significa | Passo seguinte |
|---|---|---|
| Alto | O campo está preenchido normalmente. | Reveja as informações para garantir a precisão das mesmas. |
| Médio | O campo está preenchido, mas exibe um sinal de aviso. | Verifique novamente os dados e corrija-os, se necessário. |
| Baixo | O campo foi deixado em branco. | Introduza manualmente as informações em falta. |
Importante: Se a sua fatura estiver numa moeda diferente das moedas suportadas na sua Conta Empresarial Teya, o sistema deixará o valor em branco para que o confirme manualmente.
Revisão e aprovação final
Pode sempre rever e corrigir todos os campos antes que uma fatura seja aprovada. Nenhum pagamento é iniciado automaticamente com base apenas na extração de dados.