Puedes agregar facturas de proveedores a tu Cuenta de empresa Teya para administrar y realizar un seguimiento de tus facturas entrantes fácilmente. Cada vez que agregas una factura, esta va automáticamente a tu lista "Acción requerida" para que la revises y apruebes antes de realizar cualquier pago. En todo momento mantienes el control total sobre tus fondos y las aprobaciones finales.
Formas de añadir una factura
Puedes agregar facturas nuevas a tu cuenta de 3 formas.
Reenviar una factura por correo electrónico
Tienes una dirección de correo electrónico única para el pago de facturas vinculada a tu Cuenta de empresa Teya. Está disponible en la sección Pagar de la aplicación; para verla, pulsa Añade facturas para pagar. Reenvía una factura a esta dirección, el sistema leerá el archivo adjunto y creará un borrador de factura.
Importante: Por motivos de seguridad, el sistema solo acepta facturas reenviadas si el remitente es el superadministrador registrado en su cuenta o si el superadministrador está incluido en copia (CC) del correo electrónico. Los correos electrónicos que no superen esta verificación de seguridad serán rechazados.
Escanear o cargar una factura
Con la aplicación de Teya puedes sacar una foto de una factura física. Cuando captures la imagen, el sistema leerá el documento y generará un borrador de factura.
También puedes cargar un archivo de factura directamente desde tu dispositivo. Una vez cargado, el sistema lee el archivo y prepara un borrador de factura.
Antes de empezar: asegúrate de que tu archivo cumple los siguientes requisitos:
- Formatos compatibles: PDF, PNG, JPEG, GIF, WEBP
- Tamaño máximo del archivo: 4,5 MB para PDF y 3,75 MB para el resto de formatos
- Límite del lote: carga un máximo de 10 archivos a la vez
Añadir una factura manualmente
Si no dispones de un archivo digital o un documento físico, puedes crear una factura mediante la introducción manual del nombre del proveedor, el importe, la fecha de vencimiento y los conceptos.
Extracción automatizada de datos
Cuando cargas un archivo, escaneas un documento o reenvías una factura, el sistema extrae automáticamente los datos clave para que no tengas que introducirlos. Entre estos datos se incluyen el proveedor, el número de factura, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, el importe total, la moneda y los detalles de cada concepto.
Importante: Si un correo electrónico contiene varios archivos adjuntos de facturas, el sistema crea un borrador de factura independiente para cada archivo y te avisa de que tienes varias facturas listas para revisarlas.
Revisar la confianza en la extracción
La extracción de datos no siempre es perfecta. Para ayudarte a verificar los detalles, el sistema asigna un nivel de confianza a cada campo extraído:
| Nivel de confianza | Qué significa | Siguiente paso |
|---|---|---|
| Alto | El campo se rellena normalmente. | Revisa la información para garantizar su exactitud. |
| Medio | El campo se ha rellenado, pero presenta un signo de advertencia. | Revisa los datos y corrígelos si es necesario. |
| Bajo | El campo se ha dejado en blanco. | Escribe manualmente la información que falta. |
Importante: Si tu factura está en una moneda distinta a las monedas admitidas en tu Cuenta de empresa Teya, el sistema deja el importe en blanco para que tú lo confirmes manualmente.
Revisión y aprobación final
Siempre tienes la oportunidad de revisar y corregir cada campo antes de que se apruebe una factura. Ningún pago se inicia automáticamente basándose únicamente en la extracción de datos.