Puoi aggiungere le fatture dei fornitori al tuo Conto Business Teya per gestire e monitorare facilmente le fatture in entrata. Ogni volta che aggiungi una fattura, questa viene automaticamente inserita nell'elenco Azione richiesta per consentirti di esaminarla e approvarla prima di effettuare qualsiasi pagamento. Mantieni sempre il pieno controllo sui tuoi fondi e sulle approvazioni finali.
Modi per aggiungere una fattura
Hai 3 opzioni per aggiungere una nuova fattura al tuo conto.
Inoltrare una fattura via e-mail
Hai un indirizzo e-mail dedicato per il pagamento delle fatture collegato al tuo Conto Business Teya. Puoi trovare questo indirizzo nella sezione Paga dell'app toccando Aggiungi fatture da pagare. Inoltra qualsiasi fattura a questo indirizzo e il sistema leggerà l'allegato e creerà una bozza di fattura.
Importante: per motivi di sicurezza, il sistema accetta le fatture inoltrate solo se il mittente è il superamministratore registrato sul tuo conto o se il superamministratore è in copia conoscenza (CC) nell'e-mail. Le e-mail che non superano questo controllo di sicurezza vengono rifiutate.
Scansionare o caricare una fattura
Puoi usare l'app Teya per scattare una foto di una fattura cartacea. Una volta acquisita l'immagine, il sistema legge il documento e genera una bozza di fattura.
Puoi anche caricare il file di una fattura direttamente dal tuo dispositivo. Una volta caricato, il sistema legge il file e prepara una bozza di fattura.
Prima di iniziare: assicurati che il tuo file soddisfi i seguenti requisiti:
- Formati supportati: PDF, PNG, JPEG, GIF, WEBP
- Dimensione massima del file: 4,5 MiB per i PDF e 3,75 MiB per tutti gli altri formati
- Numero massimo di file per caricamento: 10 file per volta
Aggiungere una fattura manualmente
Se non disponi di un file digitale o di un documento cartaceo, puoi creare una fattura inserendo manualmente il nome del fornitore, l'importo, la data di scadenza e le voci della fattura.
Estrazione automatica dei dati
Quando carichi un file, scansioni un documento o inoltri una fattura, il sistema estrae automaticamente i dettagli principali, così non devi digitarli. Questi includono il fornitore, il numero della fattura, la data della fattura, la data di scadenza, l'importo totale, la valuta e le singole voci.
Importante: se un'e-mail contiene più fatture in allegato, il sistema crea una bozza di fattura separata per ogni file e ti avvisa che più fatture sono pronte per la revisione.
Verificare l'affidabilità dell'estrazione
L'estrazione dei dati non è sempre perfetta. Per aiutarti a verificare i dettagli, il sistema assegna un livello di affidabilità a ciascun campo estratto:
| Livello di affidabilità | Cosa significa | Passaggio successivo |
|---|---|---|
| Alto | Il campo è compilato normalmente. | Rivedi le informazioni per assicurarti che siano accurate. |
| Medio | Il campo è compilato ma mostra un avviso. | Ricontrolla i dati e correggili se necessario. |
| Basso | Il campo è lasciato vuoto. | Inserisci manualmente le informazioni mancanti. |
Importante: se la fattura è in una valuta diversa da quelle supportate nel tuo Conto Business Teya, il sistema lascia vuoto il campo dell'importo per consentirti di confermarlo manualmente.
Revisione e approvazione finali
Hai sempre la possibilità di rivedere e correggere ogni campo prima che una fattura venga approvata. Nessun pagamento viene avviato automaticamente sulla base della sola estrazione dei dati.