Vytváříme pro vás články, díky kterým snadno získáte informace a odpovědi na všechny vaše dotazy o produktech a službách Teya.
Sklady ve webové administraci
stock
stocks
stock-up
stock cards
stock card
stock card categories
stockup
automatic stockup
writes-off
stock list
semi-products
manufacture
Aktualizováno
před 3 měsíci
, by Teya Help centre
K čemu skladové hospodářství slouží?
Skladové hospodářství je systém řízení zásob ve vašem podniku, který vám pomáhá mít přehled a efektivně plánovat vaše skladové zásoby. Zajišťuje sledování pohybu zboží od příjmu po výdej, čímž předchází nadměrným zásobám a nedostatkům, minimalizuje ztráty spojené s nevyužitým nebo ztraceným zbožím.
Upozornění: Funkce není součástí základní licence, kupuje se samostatně.
Jak funguje funkce Sklady?
Funkce Sklady v pokladním systému Storyous vám propojí produkty, které prodáváte ve vašem podniku (skrze aplikaci na zařízení), s položkami na skladě (v administraci). Položky se vám pak budou automaticky odečítat ze skladových zásob. Díky tomu budete mít plný přehled o stavu vašich zásob.
Jak vypadají sklady v administraci?
Výběr skladů:
V levém horním rohu si můžete vybírat sklad, ve kterém chcete pracovat a pomocí tlačítka Seznam skladů máte možnost vytvořit nový, nebo vymazat již nepoužívaný sklad. V rozbalovací nabídce ve výběru skladů, si můžete vybrat z následujících skladů: Všechny sklady, Centrální sklad, nebo konkrétní sklad pro vaše prodejní místo.
Položka
Co zde naleznete?
Všechny sklady
Získáte přehled o všech vašich skladových kartách.
Centrální sklad
Pod každým IČ máte jeden centrální sklad, který slouží jako archiv všech skladových karet. Odtud přesouváte zásoby na konkrétní sklady.
Konkrétní sklady
Jsou vytvořeny pro vaše individuální prodejní místo. Příklad: společnost XY vlastní restauraci a kavárnu. Pro restauraci bude vytvořen sklad restaurace, pro kavárnu bude vytvořen sklad kavárna.
Doporučujeme: Mít pro každé prodejní místo nastaven vlastní sklad.
Příklad prodejního místa: Společnost XY vlastní restauraci a kavárnu. Restaurace je prodejní místo A a kavárna je prodejní místo B. Ve Storyous administraci můžete jednoduše spravovat více vašich prodejních míst
Kategorie skladových karet:
Pro snazší orientaci ve skladových zásobách doporučujeme využívat kategorie skladových karet. Pomáhají organizovat a zeskupovat položky, podle společných charakteristik. To zjednodušuje orientaci a správu skladových zásob.
V pravém horním rohu kliknete na tlačítko Kategorie skladových karet, zadáte název skladové karty a kliknete na tlačítko Přidat.
Poznámka 1: Vytvořená kategorie skladových karet se zobrazuje pro všechny podniky.
Poznámka 2: Vytvoření kategorií skladových karet je volitelné, ale mějte na paměti, že pokud své skladové karty nezařadíte do kategorií, budou umístěny do kategorie Nezařazené.
V pravém horním rohu klepnete na tlačítko Kategorie skladových karet, čímž rozbalíte nabídku, kterou můžete vidět na obrázku níže.
Název kategorie můžete upravit klepnutím na ikonu tužky.
Vymazat kategorii můžete klepnutím na ikonu koše.
Poznámka: Pokud vymažete kategorii, všechny skladové karty z ní budou umístěny do kategorie Nezařazené.
Skladové karty:
Skladové karty reprezentují suroviny ve vašem skladu, zachycují aktuální stav určité položky a na základě propojení skladových karet a produktů, pomocí receptů, se stavy skladových karet odečítají (díky receptům se vám také počítá marže u produktů).
Klepnutím na tlačítko + Nová skladová karta vytváříte vaše skladové karty.
Po jejím zakliknutí se vám zobrazí okno, ve kterém si nastavujete skladovou kartu.
Co všechno je nutno vyplnit při založení skladové karty?
Název skladové karty - pro každou skladovou kartu musí být jedinečný, nelze mít 2 skladové karty se stejným názvem,
Čárový kód (EAN) - nepovinné - v případě, že si přejete naskladňovat skladové karty pomocí čárových kódů, tak je nutné jej vyplnit,
Kategorie skladových karet - nepovinné- pokud nevyberete kategorii pro skladovou kartu, tak se objeví v kategorii Nezařazeno,
Sazbu DPH,
Měrnou jednotku - po uložení skladové karty není možné změnit zvolenou jednotku,
Cena s DPH a bez DPH – nepovinné – stačí zadat jednu z nich a druhá se automaticky dopočítá. Nebo můžete cenu vložit pomocí naskladnění. Cenu skladové karty je nutno zadávat za jednu jednotku. Cena skladové karty se mění podle cen jejího naskladnění - po každém novém naskladnění se cena zprůměruje,
Sklad - tímto určíte, pro který sklad skladovou kartu vytváříte.
Poznámka: Než začnete používat skladové karty, ujistěte se, že jste naskladnili a máte na kartách množství k prodeji.
Je také důležité propojit skladovou kartu/y s konkrétním produktem/y ve Storyous administraci. Prodané položky na pokladně odečítají možnosti ze skladu jen tehdy, máte-li vytvořeny receptury, tedy propojení skladové karty a produktu.
Příklad receptu: Zákazník si u pokladny objedná 1 ks Coca-Coly. Plechovka je propojena se skladovou kartou Coca-cola, která má skladem 50 ks. Když prodáte produkt na pokladně, recept automaticky odečte jednu položku Coca-coly ze skladové karty a na skladové kartě zůstane po prodeji 49 ks.
Kromě výše zmíněného můžete u skladové karty nastavit několik funkcí:
Povolit přepočet: Jedná se o volitelnou funkci, která pracuje s převodem měrných jednotek. Lze ji použít například v případě, kdy kupujete láhve vína, ale prodáváte je po sklenkách.
Propojení s položkou nabídky (menu): Políčko můžete zaškrnout v případě, že pro danou skladovou kartu nemáte zatím vytvořený produkt a rádi byste s vytvořením skladové karty rovnou tento produkt i vytvořili – on se pak s touto skladovou kartou pomocí receptury propojí. Toto políčko lze zaškrtnout pouze v případě, že karta využívá jednotku ks.
Seznam aliasů: Tuto funkci využijete pokud používáte automatické naskladnění, o kterém píšeme více v sekci Naskladnění. Skladové karty lze propojit aliasem. Tuto funkci lze využít, pokud kupujete například papriky a je vám jedno, jakou mají barvu. Pro všechny druhy paprik máte jednu skladovou kartu. Praktický příklad – skladová karta paprika ak ní alias – červená, zelená, žlutá.
Optimální množství: Optimální množství lze nastavit pro jakoukoli skladovou kartu, což se vám může hodit při naskladnění. Například si nastavíte optimální množství 20 ks.
Kritické množství: Kritické množství lze nastavit pro jakoukoli skladovou kartu, což se vám může hodit při naskladnění. Pokud úroveň množství na skladové kartě klesne na/pod toto množství, zobrazí se u skladové karty vykřičník a karta se zvýrazní červeně.
Vyberte sklad, ve kterém chcete pracovat. V levém menu klikněte na Skladové karty. Najděte skladovou kartu, kterou chcete upravit/vymazat.
Klepnutím na ikonu tužky upravíte skladovou kartu.
Klepnutím na koš skladovou kartu bude archivována na Centrálním skladu v neaktivních skladových kartách. Před smazáním se ujistěte, že vám na skladové kartě nezbylo žádné množství a také si zkontrolujte navázané receptury, ze kterých je nutné danou skladovou kartu vymazat.
Jak propojit skladovou kartu s produktem? Pomocí receptu!
Receptury slouží k propojení konkrétního produktu se skladovou kartou či kartami. Pokud si zákazník objedná produkt a dojde k jeho objednání na pokladně, systém automaticky odečte požadované množství tohoto produktu z dostupných skladových zásob. Je však důležité si uvědomit, že recepturu lze vytvořit pouze v případě, že máte již vytvořený produkt a skladovou kartu či karty.
Poznámka: Skladové karty se začnou odečíst až poté, co správně spárujete produkty pomocí receptury. To znamená, že se neodečítají zpětně v případě, že recepturu vytvoříte až poté, co proběhne prodej produktu.
Vyberte konkrétní podnik v levém horním rohu.
Na horní liště kliněte na Podniky a levém menu klikněte na Produkty.
Vyberte požadovanou Kategorie produktů, ve které máte produkt.
Najděte konkrétní Produkt, který chcete propojit se skladovou kartou nebo kartami.
Ve sloupci Recepty u produktu na pravé straně klepněte na tlačítko Nový recept. Otevře se vám nové okno, kde budete moci vytvořit recept.
Napište do pole Názvy skladové karty např.: rajče.
Zadejte Množství, Jednotku a Sklad pro odpočet pro všechny skladové karty obsažené v receptu.
Potvrďte recept klepnutím na tlačítko Vytvořit v dolní části stránky.
Vyberte konkrétní podnik v levém horním rohu
V levém menu klikněte na Produkty.
Vyberte požadovanou Kategorie produktů, ve které máte produkt.
Najděte konkrétní Produkt, který chcete upravit.
Ve sloupci Recepty, na pravé straně, klepněte na tlačítko Upravit recept.
Otevře se nové okno. Zde můžete upravovat skladové karty propojené s tímto produktem.
Nezapomeňte akci potvrdit kliknutím na tlačítko Upravit v dolní části stránky.
Důležité: Pro smazání některých skladových karet z receptu jednoduše klikněte na ikonu koše, na pravé straně přiložené skladové karty. Pokud smažete všechny připojené skladové karty, spojení/recept bude pro tento produkt smazán.
Praktický příklad 1:
Typ podniku = Restaurace
Produkt = pizza margherita
Skladové karty vztahující se k tomuto produktu jsou = jedno rajče, dva kousky mozzarelly, tři stroužky česneku atp.
V receptu určíte, že k vytvoření jedné pizzy potřebujete xy rajčat. Následně při prodeji dojde k tomu, že když tuto jednu pizzu prodáte na pokladně, ze skladu se díky receptuře odečte vámi určené množství rajčat.
Praktický příklad 2
Typ podniku = Květinářství
Produkt = Kytice tulipánů na Valentýna
Skladová karta = tulipány
Květinářství má na skladové kartě 5000 ks tulipánů. Vzhledem k receptu mezi produktem a skladovou kartou bude při každém prodeji kytice tulipánů odečteno 1000 ks ze skladu.
Praktický příklad 3
Typ podniku = Vinotéka
Produkt = rozlevané víno/ víno v láhvi
Skladová karta = láhev vína
Pokud odebíráte od svého dodavatele láhve vína, jednoduše je můžete naskladnit ve svém skladu funkcí naskladnění. V případě prodeje vína na sklenice, je třeba ve skladové kartě nastavit přepočet jednotek z kusů na litry. Pokud víte, že jedna láhev vína má 0,75l, uvedete toto číslo v přepočtu jednotek a následně v receptu uvedete číslo 0,2l, čili objem jedné sklenice. Přestože jsme naskladnili kusy lahví vína, sklenice se budou odečítat v litrech.
K čemu slouží Polotovary?
Polotovary jsou volitelnou funkcí pro vytváření spojení mezi produkty a skladovými kartami, tedy recepty. Tato funkce vám může ušetřit značné množství času a úsilí při propojování vašich produktů se skladovými kartami.
Vyberte konkrétní Sklad.
Přejděte do podsekce Polotovary.
Klepněte na + Nový polotovar.
Vyplňte název a vyberte jednotku polotovaru.
Klepněte na tlačítko Vytvořit.
Vyhledejte vytvořený polotovar v seznamu.
V řádku vytvořeného polotovaru klepněte na tlačítko Receptura.
Vyberte si skladové karty, které budou odečteny ze skladu při zadání polotovaru.
Do pole začněte psát pár znaků z názvu skladové karty, systém vám nabídne seznam odpovídajících karet.
Klepněte na požadovanou skladovou kartu pro tento polotovar.
Zadejte Množství této skladové karty, které použijete pro vytvoření polotovaru. Při zadávání skladových karet do receptury polotovaru můžete použít buď základní jednotku, se kterou byla vytvořena skladová karta. „kg“, nebo zvolit menší jednotku než „g“.
Klepněte na tlačítko Vytvořit.
Název polotovaru upravíte kliknutím na ikonu tužky. Pokud si přejete upravit složení, pak je nutné kliknout na Receptury, kde můžete upravit množství, jednotku a sklad, ze kterého se skladové karty (suroviny) odepisují. Také můžete skladové karty zcela odstranit pomocí ikony koše.
Pokud se rozhodnete, že polotovar na konkrétním skladu již nepotřebujete, můžete tento polotovar archivovat. Polotovar nelze smazat. Všechny archivované polotovary budou uvedeny jako Neaktivní.
Archivovaný, neaktivní polotovar můžete kdykoli obnovit kliknutím na ikonu zámku, v seznamu neaktivních polotovarů. Po obnovení tohoto polotovaru bude přemístěn zpět do Aktivních polotovarů.
Pokud se rozhodnete polotovar vyrobit, vytváříte v podstatě skladovou kartu. Všechny propojené skladové karty v receptuře polotovaru se po jeho vyrobení odečítají ze skladu.
Příklad: Polotovarem může být například čerstvá majonéza a skladové karty (suroviny) pro tuto majonézu budou vejce, dijonská hořčice, čerstvá citrónová šťáva, sůl, čerstvě mletý pepř a rostlinný olej. Tímto způsobem připravíte polotovar s názvem čerstvá majonéza, který často používáte v mnoha svých pokrmech.
Skladovou kartu vytvoříte kliknutím na Vyrobit.
Otevře se nové okno. Zde jednoduše zadejte množství, které vyrábíte. Vyberte konkrétní sklad, na který chcete tento polotovar vyrobit. Vyberte kategorii skladových karet. Definujte sazbu DPH. A potvrďte výrobu klepnutím na tlačítko Vyrobit.
Poznámka: Pokud polotovar vyrobíte stane se z něj skladová karta. To znamená, že při vytváření receptury je nutné vyrobený polotovar – skladovou kartu – vložit do kolonky skladová karta.
Pokud však polotovar nevyrobíte, tak je nutno jej v receptuře vložit do kolonky Polotovar.
Jak naskladnit nebo přeskladnit skladové karty?
V této sekci vytvoříte nové naskladnění nebo upravujete již naskladněné. Naskladnění navyšuje stavy vybraných skladových karet o vámi zadané množství a provádíte jej do každého skladu v administraci zvlášť.
V záložce naleznete historii všech vašich naskladnění. V něm si můžete zobrazit naskladnění pouze do vybraného skladu či za vybrané období.
Přes 3 tečky si můžete exportovat seznam svých naskladnění do souboru typu .csv, případně jej seřadit podle různých kritérií nebo si vyfiltrovat, což přesně se vám zobrazí. Ze seznamu můžete naskladnění také upravit nebo smazat až do 45 dnů po uložení.
Nové naskladnění vytvoříte v sekci Sklady v seznamu nalevo v kategorii Naskladnění a kliknutím na tlačítko + Nové Naskladnění.
Naskladnovat můžete manuálně nebo automaticky.
Manuální naskladnění
Při manuálním naskladnění je nutno ručně vyplnit datum. Naskladňovat můžete i do minulosti. Vyplníte číslo dokladu a jméno dodavatele. V případě potřeby máte možnost si pomocí poznámky zapsat pomocné údaje.
Následně kliknutím na řádek označeným znakem plus +, můžete přidávat skladové karty.
Napište název existující skladové karty a vyberte ji ze seznamu nebo vytvořte novou položku – skladovou kartu. Zadejte množství v jednotce dle vašeho výběru. V případě potřeby můžete také upravit cenu. Potvrďte naskladnění kliknutím na tlačítko Vytvořit.
Poznámka: V případě, že položka byla v minulosti naskladněna za konkrétní cenu a vy ji nyní skladujete za jinou cenu, systém automaticky vypočítá vážený průměr z nové ceny.
Automatické naskladnění
Automatické naskladňování funguje tak, že se do systému nahraje elektronický dodací list, který vám poskytne váš dodavatel namísto tradiční papírové faktury. Při automatickém naskladňování jsou všechny položky zaevidovány bez nutnosti manuálního zadávání jednotlivých skladových karet a to včetně množství surovin.
Pro správu automatického naskladnění přejděte do sekce Sklady na horní liště stránky. V menu vlevo vyberte možnost + Nové naskladnění. Vložte název dodavatele, čímž se vám zobrazí tlačítko pro nahrazení elektronického dodacího listu.
V současné době je automatické naskladňování dostupné ve spolupráci s těmito dodavateli:
U těchto dodavatelů jsou podporovány následující formáty pro nahrávání elektronických dodacích listů:
Pokud si přejete mít možnost automatického naskladňování ve svém podniku, kontaktujte před nákupem surovin svého dodavatele. Požádejte ho o zaslání elektronického dodacího listu společně s klasickou papírovou verzí.
Chcete-li odstranit konkrétní naskladnění, klikněte na ikonu koše.
Chcete-li upravit konkrétní naskladnění, klikněte na ikonu tužky. Naskladnění lze upravit maximálně 45 dní zpětně.
Díky přeskladnění můžete přesunout skladové karty z jednoho skladu do druhého.
Jak provést přeskladnění?
Přejděte do podsekce Přeskladnění. Vyberte si v seznamu nalevo, ze kterého skladu budete provádět přeskladnění. Následně klepněte na tlačítko + Nové přeskladnění. Potom vyberte, do kterého skladu budete přeskladňovat.
Otevře se nové okno, kde můžete definovat podrobnosti o přeskladnění, jako například:
Datum přeskladnění (aktuálně nebo do minulosti).
Vložit Poznámku.
Vybrat skladové karty, které přeskladňujete.
Zadat množství, které ze skladové karty přeskladňujete na jiný sklad.
Pro uložení přeskladnění klikněte na tlačítko Přidat.
Pozmámka 1: Množství vámi vybraných skladových karet se změní v obou skladech – částka se sníží na skladě ze kterého odebíráte množství, a zvýší se na skladě, do které přidáváte množství.
Poznámka 2: Množství vámi vybraných skladových karet se změní v obou skladech – částka se sníží na skladě ze kterého odebíráte množství, a zvýší se na skladě, do které přidáváte množství.
K čemu slouží Aliasy?
Při automatickém naskladnění využijete funkci Aliasy. Je to funkce, která různé názvy produktů dokážete spojit a spárovat s jednou skladovou kartou.
Například: nakoupili jste rajčata značky "Tomato" od vašeho oblíbeného dodavatele, ale další týden byla v jiném obchodě za levnější, proto jste nyní nakoupili rajčata značky "Veselé rajče". Sice na elektronických dodacích listech mají odlišné názvy, ale díky funkci Alias systém dokáže rozpoznat, že se naskladní skladová karta Rajčata.
Nový Alias vytvoříte jednoduše přiřazením skladové karty.
Jak funguje Inventura?
Inventury vám poskytují přehled o všech vašich skladových kartách (zásobách). Prostřednictvím inventury máte možnost kompletně aktualizovat množství na skladových kartách tak, aby odpovídalo realitě.
Přejděte do podsekce Inventury.
Klepněte na tlačítko + Nová inventura v pravém horním rohu.
Vyberte Sklad pro inventuru.
Vyberte Datum – nyní nebo v minulosti. Inventuru za minulá období lze provést maximálně 45 dní zpětně.
Pokud je to nutné můžete přidat k inventuře Poznámku.
Níže naleznete seznam všech kategorií vašich skladových karet a samostatné skladové karty.
Klepnutím na tlačítko Zobrazit všechny kategorie nebo Skrýt všechny kategorie, si můžete vybrat přístup, který vám nejlépe vyhovuje k provádění inventury.
Ve sloupci Množství, vyplňte skutečný stav skladových karet. Pokud u některých položek nevyplníte množství, položka se v detailu inventury nezobrazí.
Klepněte na tlačítko Uložit.
Chcete-li upravit konkrétní inventuru, klikněte na ikonu tužky – inventuru lze upravit maximálně 45 dní zpětně.
Inventuru nelze smazat. Pokud vaše inventura nebyla provedena správně, máte 45 dní na provedení zpětných úprav. Pro inventury provedené více než před 45 dny je jedinou možností vytvoření nové inventury.
V menu vlevo přejděte do Inventury.
Klepněte na tlačítko + Nová inventura v pravém horním rohu.
Vyberte Sklad pro inventuru.
Klepněte na tlačítko Vytisknout inventuru v pravém horním rohu.
Poznámka: Tato možnost umožňuje zaměstnancům snadno vyplnit stavy zásob v tištěné tabulce. Můžete si vybrat, zda se seznam skladových karet bude zobrazovat v jednom nebo ve dvou sloupcích.
Jak fungují Odpisy?
Pokud na skladě narazíte na zboží, které se pokazilo či rozbilo, můžete jej jednoduše odepsat v sekci Odpisy.
Klepněte na tlačítko + Nový odpis.
Zvolte, zda chcete odpis provést nyní nebo v minulosti (maximálně 45 dní zpětně).
V poli Poznámka můžete uvést stručné vysvětlení pro konkrétní odpis.
Zadejte Název všech skladových karet, které vyžadují odpis.
Uveďte Množství, které odepisujete.
Pro potvrzení odpisu klikněte na tlačítko Vytvořit.
Pokud často připravujete například rauty nebo snídaňové bufety ze stejných surovin a často odepisujete stejné položky. Můžete opis snadno zkopírovat.
Klepněte na ikonu pro opakování odpisu.
Potom klepněte na tlačítko Vytvořit.
K čemu slouží přehled dodavatelů?
V této sekci naleznete všechny společnosti, se kterými obchodujete a také máte přehledem o tom, jak celkovou hodnotu jste od daného dodavatele naskladnili.
Tento přehled můžete například použít jako podklad pro sjednávání lepších podmínek, pokud jste u některého z dodavatelů stálým a prosperujícím zákazníkem.
.png "Dodavatele__-_Storyous (1).png")
