Le approvazioni dei pagamenti consentono al tuo team di creare richieste di pagamento che vengono revisionate da un altro membro del team prima che i fondi vengano trasferiti. Questo flusso di lavoro aiuta la tua azienda a gestire le spese in modo sicuro e riduce il rischio di errori all'interno del tuo Conto Business Teya.
Come funziona il flusso di lavoro di approvazione del pagamento
Il processo di approvazione prevede due fasi: la creazione della richiesta e la sua revisione.
1. Creare una richiesta di pagamento
I manager e i contabili possono creare richieste di pagamento nell'app.
Per creare una richiesta, scegli il beneficiario o tocca Aggiungi un nuovo destinatario nell'angolo in alto a destra per crearne uno nuovo, seleziona l'importo e la causale. Se desideri fornire ulteriori informazioni al responsabile dell'approvazione, puoi aggiungere una nota alla richiesta. Una volta inseriti i dettagli, la richiesta verrà inviata per l'approvazione.
2. Esaminare una richiesta di pagamento
Gli amministratori e i superamministratori possono esaminare, approvare o rifiutare le richieste di pagamento.
Il responsabile dell'approvazione esamina i dettagli della richiesta, inclusi il beneficiario, l'importo e il nome della persona che l'ha creata. Se la richiesta viene approvata, il responsabile dell'approvazione può scegliere di inviare il pagamento immediatamente o programmarlo per una data successiva.
Importante: i superamministratori possono sempre effettuare pagamenti diretti normalmente senza bisogno di approvazione.
Tracciare le richieste di pagamento
Sia la persona che ha creato la richiesta sia quella che l'approva possono visualizzare tutte le richieste di pagamento nell'app.
Per ogni richiesta, puoi visualizzare i seguenti dettagli:
- Beneficiario
- Importo
- Stato attuale
- Membro del team che l'ha creata
- Membro del team che l'ha approvata o rifiutata
Se un amministratore o un superamministratore rifiuta una richiesta, ha la possibilità di aggiungere una motivazione.
Gestire le richieste in sospeso
- Modificare una richiesta in sospeso
Puoi modificare una richiesta di pagamento mentre è in attesa di approvazione. Quando modifichi i dati, la richiesta torna allo stato di bozza e viene inviata nuovamente per l'approvazione.
- Inviare promemoria
Se una richiesta è in attesa di approvazione, il membro del team che l'ha creata può inviare un promemoria tramite l'app ai responsabili dell'approvazione. Puoi inviare fino a tre promemoria al giorno per la stessa richiesta.
Nota: anche Teya invia un promemoria automatico ogni 10 giorni se una richiesta rimane in sospeso.