As autorizações de pagamento permitem que a sua equipa crie pedidos de pagamento que são revistos por outro membro da equipa antes que o pagamento seja efetuado. Este fluxo de trabalho ajuda a empresa a gerir os gastos com segurança e reduz o risco de erros na sua conta empresarial Teya.
Como funciona o fluxo de aprovação de pagamentos
O processo de autorização envolve duas etapas: a criação do pedido e a revisão do mesmo.
1. Criar um pedido de pagamento
Os gestores e os contabilistas podem criar pedidos de pagamento na app.
Para criar um pedido, escolha o beneficiário ou toque em Adicionar um novo destinatário no canto superior direito para criar um novo pedido, escolher o valor e a referência. Adicione uma nota ao pedido, se pretender fornecer mais contexto à pessoa responsável pela aprovação. Após o envio dos detalhes, o pedido será encaminhado para aprovação.
2. Rever um pedido de pagamento
Os administradores e super administradores podem rever, aprovar ou rejeitar pedidos de pagamento.
A pessoa responsável pela aprovação analisa os detalhes do pedido, incluindo o beneficiário, o valor e o nome do autor do pedido. Se o pedido for aprovado, o responsável pela aprovação pode optar por enviar o pagamento imediatamente ou agendá-lo para uma data posterior.
Importante: Os super admin continuam a poder efetuar pagamentos diretamente, como habitual, sem necessidade de aprovação.
Monitorizar os pedidos de pagamento
Tanto a pessoa que criou o pedido quanto a pessoa que o aprovou podem ver todos os pedidos de pagamento na app.
Para cada pedido, pode ver os seguintes detalhes:
- Beneficiário
- Montante
- Estado atual
- Membro da equipa que criou o pedido
- Membro da equipa que aprovou ou rejeitou o pedido
Se um admin ou super admin rejeitar um pedido, poderá indicar o motivo.
Gerir pedidos pendentes
- Editar um pedido pendente
Pode editar um pedido de pagamento enquanto aguarda aprovação. Ao editar os detalhes, o pedido volta ao modo de rascunho e é novamente enviado para aprovação.
- Enviar lembretes
Se um pedidor estiver a aguardar aprovação, o membro da equipa que criou o pedido pode enviar um lembrete na app para os responsáveis pela aprovação. É possível enviar até três lembretes por dia para o mesmo pedido.
Nota: A Teya também envia um lembrete automático a cada 10 dias, se o pedido ainda estiver pendente.