La preautorización le permite retener temporalmente una cantidad específica de fondos en la tarjeta de pago de un cliente sin cobrarlos inmediatamente. Esto confirma que la tarjeta es válida y tiene suficientes fondos antes de que usted proporcione un servicio.
Puede capturar los fondos más tarde para completar el pago, o anular la transacción para liberar la retención.
¿Para quién es esto?
La preautorización está activada por defecto para empresas en industrias específicas que requieren depósitos de seguridad o gestión de cuentas abiertas, incluyendo:
- Hoteles: Para cubrir el servicio de habitaciones, el uso del minibar o posibles daños.
- Alquiler de coches y equipos: Para asegurar fondos para el seguro, posibles daños o devoluciones tardías.
Esta función actualmente solo está disponible en su datáfono.
Crear una nueva preautorización
- Abra el Menú en su datáfono.
- Seleccione Preautorización.
- Pulse Nueva preautorización.
- Introduzca la cantidad que desea retener y pulse Siguiente.
- Pida al cliente que acerque, inserte o deslice su tarjeta.
- Seleccione Recibo del cliente o Recibo del vendedor para imprimir el comprobante de la retención.
Los fondos están ahora reservados en la tarjeta del cliente.
Capturar un pago
Cuando esté listo para completar la venta (por ejemplo, al finalizar la estancia o devolver el vehículo), debe "capturar" los fondos para moverlos a su cuenta.
- Abra el Menú y seleccione Preautorización.
- Busque la transacción usando el filtro, o pida al cliente que acerque su tarjeta para buscar.
- Seleccione el pago correcto de la lista.
- Pulse Capturar pago.
- Introduzca su PIN del gestor para confirmar.
Una vez capturado, el estado cambiará a Pago aprobado, y los fondos se incluirán en su próxima liquidación.
Puede capturar la cantidad total o una cantidad parcial. No puede capturar más de la suma original preautorizada.
Anular una preautorización
Si ya no necesita cobrar al cliente (por ejemplo, un huésped cancela su reserva), debe anular la transacción para liberar los fondos retenidos de vuelta a ellos.
Nota: Solo puede anular una transacción el mismo día en que fue creada.
- Abra el Menú y seleccione Preautorización.
- Busque la transacción usando el filtro o acercando la tarjeta del cliente.
- Seleccione el pago y pulse Anular pago.
- El estado se actualizará a Pago anulado.
Comprobar el estado de la transacción
Puede comprobar el estado de cualquier retención navegando al menú de Preautorización.
| Pago autorizado | Los fondos están retenidos con éxito y esperando a ser capturados. |
| Pago aprobado | Ha capturado los fondos. El dinero se liquidará en su cuenta bancaria. |
| Pago anulado | La retención fue cancelada y los fondos han sido liberados al cliente. |
| Pago caducado | El límite de tiempo de la retención ha pasado. Ya no puede capturar estos fondos y debe crear una nueva transacción. |
Detalles clave y límites
- Tiempos de caducidad: Las retenciones duran entre 1 y 30 días dependiendo del esquema de tarjetas (Visa/Mastercard) y el tipo de negocio. Compruebe los detalles de la transacción en su máquina para ver la fecha de caducidad específica.
- Tarjetas soportadas: Actualmente puede usar Visa y Mastercard para preautorización.
- Comisiones: Las comisiones de transacción son las mismas que para los pagos estándar.
- Reembolsos: No puede "reembolsar" una retención que no ha sido capturada. Si capturó un pago por error y necesita devolver el dinero, vaya al menú de Transacciones y reembolsos y emita un reembolso estándar.